Stel: je runt een installatiebedrijf met twaalf man. Overdag sta je op de bouw, ’s avonds zit je aan de keukentafel met een schoenendoos bonnetjes, de urenlijsten van je mensen en een btw-aangifte die over drie dagen de deur uit moet. Weer een avond opgegaan aan administratieve lasten.

Herkenbaar? Dan ben je niet de enige. Uit nieuw onderzoek blijkt dat belastingregels het mkb samen zo’n 5,5 miljard euro per jaar aan administratieve lasten kosten. Het kabinet wil dat omlaag brengen, maar dat gaat niet snel.

Het goede nieuws: een flink deel van jouw eigen papierwerk hoef je niet af te wachten. Dat kun je deze week al kleiner maken.

Administratieve lasten in het mkb: 5,5 miljard aan fiscaal papierwerk

Op 2 oktober stuurde staatssecretaris Eerenberg van Financiën een brief naar de Tweede Kamer over het vereenvoudigen van belastingregels. Daarin staat een opvallend getal. Onderzoeksbureau Panteia rekende in opdracht van de Belastingdienst uit dat fiscale regels het mkb in 2024 ongeveer 5,5 miljard euro aan administratieve lasten kostten.

De grootste posten: de belasting over je winst (vennootschapsbelasting en inkomstenbelasting samen 1,5 miljard), de loonheffing (1,3 miljard) en de btw (0,7 miljard). Dat is dus tijd en geld dat opgaat aan aangiftes, loonadministratie en het bijhouden van alles wat de Belastingdienst van je wil weten.

Het kabinet wil op drie sporen aan de slag. Het praat met ondernemers over lastige regelingen zoals de werkkostenregeling (WKR) en de WBSO. Het kijkt hoe de winstbelasting simpeler kan. En er loopt een bredere hervorming van het belastingstelsel.

Maar let op: de meeste uitkomsten komen pas in de loop van 2027 naar de Kamer. En tussen een Kamerbrief en minder werk op jouw bureau zit meestal nog een flinke tijd.

Wat betekenen die administratieve lasten voor jou?

Kort gezegd: wachten op Den Haag is geen plan. Regels worden misschien ooit simpeler, maar jouw volgende btw-aangifte komt gewoon op tijd.

En die lasten zijn geen abstract miljardenbedrag. Het zijn jouw avonden. Het zijn de uren die je kantoorkracht kwijt is aan overtypen. Het is het telefoontje met je boekhouder omdat er wéér een factuur ontbreekt.

En dan komt e-facturatie er ook nog aan

Daarnaast komt er nog iets aan. In september koos het kabinet voor verplichte e-facturatie tussen bedrijven, als het wetsvoorstel wordt aangenomen vanaf 1 juli 2030. E-facturatie betekent dat je facturen niet meer als pdf verstuurt, maar als gestructureerd bestand dat systemen direct kunnen lezen. Dat klinkt ver weg, maar wie zijn administratie nu al digitaal op orde brengt, heeft er straks geen kopzorgen over.

Kijk ook eens naar die verdeling. Loonheffing staat op twee, en dat voel je vooral als je mensen in dienst hebt. Elke nieuwe collega, elk uurtje overwerk en elke reiskostenvergoeding moet ergens goed worden vastgelegd. Hoe meer mensen, hoe meer kleine handelingen.

Dus: geen paniek. Wel een mooi moment om eerlijk te kijken waar jouw tijd blijft.

Administratieve lasten verlagen: drie stappen voor deze week

Je hoeft je bedrijf niet om te gooien. Begin klein, met drie stappen die je deze week al kunt zetten.

1. Houd één week bij waar je administratietijd blijft

Schrijf vijf werkdagen lang op hoeveel minuten je kwijt bent aan bonnetjes, uren, facturen en aangiftes. Gewoon op een briefje of in de notities op je telefoon. Je ziet vrijwel altijd één of twee klussen die er met kop en schouders bovenuit steken. Daar zit je winst.

2. Stop met overtypen

Typ je gegevens over van het ene systeem naar het andere? Dan is dat de eerste kandidaat om te automatiseren. Denk aan een bankkoppeling in je boekhoudpakket, bonnetjes die je met je telefoon fotografeert in plaats van in een map stopt, of urenregistratie die direct doorloopt naar de loonadministratie.

Een simpel voorbeeld: als je monteurs hun uren op de telefoon invullen in plaats van op een papieren briefje, hoeft niemand die briefjes op vrijdagmiddag meer te ontcijferen. Dat scheelt niet alleen tijd, maar ook fouten.

Veel pakketten kunnen dit allang. Het staat alleen vaak nog uit, omdat niemand de tijd had om het aan te zetten.

3. Vraag je boekhouder wat het meeste tijd kost

Je boekhouder ziet precies waar het bij jou stokt. Stel eens de vraag: wat kost jou bij mij de meeste tijd? Grote kans dat een kleine aanpassing aan jouw kant hem uren scheelt.

En die uren zie je terug op zijn factuur. Dat is administratieve lastenverlichting die je niet hoeft af te wachten.

Waar awe-some! helpt

Wij bouwen bij awe-some! interne tooling voor ondernemers die liever ondernemen dan administreren. Een koppeling tussen je systemen, een dashboard dat in één oogopslag laat zien hoe je ervoor staat, of een AI-assistent die bonnetjes en mails alvast sorteert. Geen groot IT-project, maar precies dat stukje dat jou de meeste avonden kost. Meer voorbeelden lees je op ons blog.

Minder papierwerk begint niet in Den Haag

Het kabinet heeft tot 2027 nodig om uit te zoeken wat er simpeler kan. Jij hebt één week nodig om te zien waar jouw tijd weglekt. Die schoenendoos met bonnetjes mag daarna met welverdiend pensioen.

Even sparren? Plan 20 minuten in.