Stel: je runt een installatiebedrijf met twaalf man. Het is donderdagavond, de kinderen liggen op bed en jij zit aan de keukentafel facturen te maken. Werkbon erbij, bedragen overtikken, pdf opslaan, mailtje erachteraan.
Maar die vaste avondklus heeft een houdbaarheidsdatum. E-facturatie wordt verplicht: vanaf 1 juli 2030 wil het kabinet dat bedrijven elkaar alleen nog elektronische facturen sturen. En uit onderzoek dat vorige week in het nieuws kwam, blijkt dat 57 procent van de ondernemers daar nog nooit van heeft gehoord.
E-facturatie verplicht, maar het mkb weet van niks
De kern: het mkb is er nog lang niet klaar voor. Dat blijkt uit onderzoek in opdracht van de Belastingdienst, gepubliceerd door het ministerie van Financiën. Er deden 1.102 ondernemers aan mee, plus dertig diepte-interviews.
Ruim de helft heeft nog nooit van de nieuwe regels gehoord. Slechts 13 procent weet ongeveer wat er gaat veranderen. Dus als jij er ook van opkijkt: je bent in goed gezelschap.
Daarnaast is de pdf in de mail nog altijd koning. Volgens het onderzoek wordt 80 procent van de facturen als pdf gemaakt en 77 procent per e-mail verstuurd.
En het wrange is: veel ondernemers hebben de oplossing al in huis. Ruim twee derde van wie boekhoudsoftware gebruikt, heeft een pakket dat e-facturatie ondersteunt. Maar slechts 28 procent gebruikt het ook echt, voor zowel versturen als ontvangen.
Een e-factuur is geen pdf (en dat maakt het verschil)
Een e-factuur is een gestructureerd digitaal bestand dat de boekhoudsoftware van je klant zelf kan inlezen. Geen overtikken, geen scannen, geen “zit-ie soms in de spam?”.
Een pdf lijkt digitaal, maar is eigenlijk een foto van papier. Er moet nog steeds een mens naar kijken die de bedragen overneemt. Precies daar ontstaan de fouten.
De aanleiding is Europees. Met de ViDA-regels (btw in het digitale tijdperk) wordt e-facturatie verplicht voor zakelijke facturen tussen EU-landen. Het kabinet besloot in september om dat ook te doen voor facturen tussen Nederlandse bedrijven, per 1 juli 2030. Een jaar later volgt een digitale rapportage aan de Belastingdienst.
Maar let op: het is nog geen wet. Het conceptwetsvoorstel gaat dit najaar in consultatie en moet voor de zomer van 2027 bij de Tweede Kamer liggen. Ondernemers die de kleineondernemersregeling (KOR) gebruiken, met maximaal € 20.000 omzet per jaar, zijn vrijgesteld.
Wat betekent e-facturatie verplicht voor jou als ondernemer?
Kort gezegd: geen paniek, maar ook geen reden om te wachten. 2030 klinkt ver weg, maar dat dacht je in 2020 ook van 2026.
Want het gaat niet alleen om een ander bestandje. Het gaat om hoe je hele geldstroom loopt: van offerte en werkbon tot factuur, betaling en boekhouding. Wie dat nu met de hand aan elkaar knoopt, moet straks hoe dan ook iets veranderen.
Bovendien hoef jij niet als enige te bewegen. Je klanten en leveranciers krijgen met dezelfde regels te maken. Wie als eerste soepel e-facturen kan sturen en ontvangen, is voor hen gewoon een prettiger bedrijf om mee te werken.
Maar daar zit ook het goede nieuws. De verplichte e-factuur dwingt je tot iets wat je eigenlijk al lang wilde: minder overtikken, minder zoeken en sneller je geld binnen.
De grootste zorg van ondernemers in het onderzoek? Fouten in de gegevens, genoemd door 41 procent. Laat dat nou precies zijn wat handmatig overtikken veroorzaakt.
Slimmer aanpakken: 3 stappen die je deze week al zet
Je hoeft niet op de wet te wachten om er voordeel van te hebben. Deze drie stappen kosten je samen hooguit een middag.
1. Check wat je pakket al kan
Log in op je boekhoud- of facturatiesoftware en zoek op “e-factuur”, “UBL” of “Peppol”. Grote kans dat het er al in zit en alleen een vinkje nodig heeft. Je zou niet de eerste zijn die betaalt voor een functie die hij nooit aanzet.
2. Teken je factuurstroom op één A4
Pak een vel papier en schrijf op hoe een klus bij jou een factuur wordt. Waar komt de informatie vandaan, wie tikt wat over, waar blijft het liggen? Elke plek waar iemand iets overtikt, is een kandidaat voor automatisering.
3. Begin bij je inkomende facturen
Vraag je drie grootste leveranciers of ze je een e-factuur kunnen sturen. Dat scheelt jou direct invoerwerk, en je leert hoe het werkt zonder dat er iets mis kan gaan richting je klanten. Daarna volgt de verzendkant bijna vanzelf.
Zo is het moment dat e-facturatie verplicht wordt straks geen sprong in het diepe meer, maar een kleine laatste stap. Je hebt het dan al geoefend toen er nog niets op het spel stond.
Waar awe-some! helpt
Facturatie is zelden een los probleem. Het hangt aan je planning, je werkbonnen, je klantgegevens en je boekhouding. Bij awe-some! kijken we naar die hele keten en bouwen we de koppelingen en automatiseringen die het overtikken eruit halen. Zonder poespas, en waar het kan met de software die je al hebt.
Benieuwd hoe dat er in de praktijk uitziet? Op onze blog lees je meer over slimme interne tooling.
Dan kun je die donderdagavond aan de keukentafel straks aan iets leukers besteden. Niks doen, bijvoorbeeld.